Työnkulku yrityksessä. Johdon hankeasiakirjassa ja kirjanpito

Työnkulun automatisoinnin on toimenpide turvautuneet Lähes kaikki nykyajan yrityksille. Pienetkin yritykset työskentelevät massa eri asiakirjoja, kuten kirjeitä, budjetteja, laskut, sopimukset ja kaikenlaisia vaatimuksia. Juuri tästä syystä, että lähes jokainen nykyaikaisen organisaation yrittää käyttää tätä toimenpidettä työnkulun, joka on varustettu kustannuksella kattavuutta ja säilyttää tietoa, löydettävyys ja Erilaisten tietojen tallentamiseksi ja rajoittaa optimointi tarvittava aika hyväksyttäväksi.

Miksi se?

Lähes kaikki yrityksen työntekijät viettävät paljon aikaa yrittää löytää oikean tiedon ja tilastojen kaunopuheisesti sanoo, että se kestää noin puolet työajan. Koska se tapahtuu myös, että sinun täytyy luoda uudelleen eikä uudelleen käyttää asiakirjoja, jotka ovat olemassa "jonnekin". Se on standardi on tilanne, jossa alkuperäisen tekstin sopimus on asianajaja tietokoneeseen ja päiväkirjamerkintöjä arvopaperista mukana sopimusten täytäntöönpanoa toteutetaan kirjanpitojärjestelmän, laskut ja toimii sisältyvät talousosastolla paperimuodossa, ja kirjeenvaihto suorittamista koskevat perustamissopimuksen työ on elektronisessa postilaatikoihin työntekijää. Tämä "hajonta" tieto on erittäin haitallista turvallisuuden, eheyden ja jatkuvuuden, se on tällaisissa tilanteissa on todellista työnkulun automatisoinnin.

Ottamalla käyttöön erikoistuneiden tietojärjestelmien ratkaista hallitseva enemmistö ongelmia. Esimerkiksi, jotkut budjetointijärjestelmään tarjoaa mahdollisuuden luoda järjestelmä toisiinsa talousarvioiden, jonka jälkeen muodostumista ja varastointia eri versioita tällaisten asiakirjojen, sekä tieto niiden asemasta. Näin ollen ongelma on osittain ratkaistu budjettiasiakirjaan käyttämällä tällaisia järjestelmiä.

Mutta älä unohda, että nykyinen talousarviokehys sekä kirjanpito- ja ERP-järjestelmän valtaosassa tapauksista työskennellä jäsenneltyä tietoa, eli millaisia tietoja, jotka voidaan luoda ja tallennetaan taulukkomuodossa. Mukaan useimmat asiantuntijat, kokonaismäärä datan jokaisen nykyaikaisen liiketoiminnan jäsenneltyä tietoa tarjoaa vain 20%, loput kuuluvat sähköpostit, tekstitiedostoja, erilaisia raportteja neuvottelujen ja tapaamisten, kuvia, jne. Usein ilman tekemällä tutkimuksia jäsentymätön tietoja ei yksinkertaisesti ole mahdollista tehdä normaalin arvion kontektsta, joka on jo läsnä jäsennelty. Varastointi, keräys ja jälkikäsittely mainittu tieto on saatavilla käyttämällä toimenpiteitä kuten työnkulku, ja sisällön hallintajärjestelmät tietoa yrityksen.

Mikä se on?

Avulla sähköisen dokumenttien hallinnan järjestelmä tarjoaa kaikenkokoisten organisaatioiden vuorovaikutuksen työntekijöiden organisaation perusteella esitetyistä asiakirjoista. Jälleen 1C asiakirjassa luomiseen asiakirjojen mahdollisuus siirtää ne järjestämisestä ja ylläpitää valvoa toteuttamista asiakirjojen ja kuvattujen menetelmien mukaan käyttämällä niitä. Siten sähköisen asiakirjan antaa yhtiölle valtava määrä etuja, kääntää hänen työnsä on oikeastaan uudelle tasolle.

Jokainen yksittäinen asiakirja sähköinen järjestelmä on ominaista koko joukko yksityiskohtia, jotka luonnehtivat sitä yksiselitteisesti (kutsutaan usein tällaista sarjaa kortteja). Kortti voi sisältää erilaisia tietoja, kuten asiakirjan tyypin, päivämäärä muodostumista ja muutosta, kirjailija sekä tallennustilaa ja paljon muuta. Tulevaisuudessa asiakirjojen hallintajärjestelmä antaa säilyttämiseen ja hakuun vaadittavien asiakirjojen mukaisesti yksityiskohdat, jotka on määritelty kortin.

mahdollisuuksia

Sähköisten dokumenttien hallinta tarjoaa organisaatiolle paitsi paljon etuja, mutta se avaa myös monia uusia mahdollisuuksia, mikä on myös tärkeää.

keskitetyn valvonnan

Riippumatta siitä, miten suuri on tämä tai tuo yrityksen asiakirjojen hallintajärjestelmä mahdollistaa nopeat muutokset asiakirjoina kiertävän sitä. Esimerkiksi muuttaa hakulomake tahansa kustannukset eri vastuualueeseen vain tehdä tiettyjä muutoksia malliin riitä, että vaatimus, joka on jo tallennettu järjestelmään. Sen jälkeen työntekijät täyttää pyyntöä ei voida käyttää dokumentaatiota vanhentunut muotoja, koska hakemus täytetään ja lähetetään järjestelmän kautta.

Tositteiden elinkaaren

Jokainen asiakirja, joka antaa periksi ja käsitellä missä tahansa yrityksessä, välttämättä käy läpi useita vaiheita asetettu. Esimerkiksi kun on kyse yrityksen talousarvioon, on ensin välttämätöntä tehdä, ja sitten hyväksyä ja suorittaa tiettyinä aikoina. Sen jälkeen useat toteutunutta ja ennakoitua suorituskyky alaisten talousarvion perusteellisen analyysin ja lähetetään arkistoon. Vuonna 1C dokumentissa tiukasti kurissa elinkaaren asiakirjoja, ottaen huomioon perusvaatimukset yritysympäristössä sekä erilaisia oikeudellisia sääntöjä ja alan standardeja yhtiön liiketoimintaan.

ryhmätyö

Sähköinen asiakirjojen hallintajärjestelmä tarjoaa paljon enemmän kuin vain organisaation kollektiivisen työn asiakirjoja, ja läsnä ovat asiantuntijoita, jotka ovat eri toimistojen tai jopa eri kaupungeissa.

Järjestelmä tallentaa riittävän suuri määrä versioita samasta asiakirjan lisäksi ohjata ja muuttua, ne voivat merkitä tietoja, eli lisätä niihin joitakin huomautuksia ja toteaa, vaikuttamatta perustiedot, joita hän pitää toimittaa.

luottamuksellisuus

Pikemminkin tärkeä ominaisuus tällaisten järjestelmien on, että samassa asiakirjassa 1C voivat tilata kautta erityistä digitaalista allekirjoitusta ja sen jälkeen salaus. Tämä mahdollistaa paitsi todistamaan oikeaksi tietoja, mutta myös yksilöidä kirjailija sekä saavuttaa tehokkain turvallisuuden Erilaisten tietojen tallentamiseksi tarvittaessa.

reititys

Jos sähköinen asiakirjojen hallintajärjestelmä ei ole saatavilla, niin siinä tapauksessa työntekijä, joka osallistuu luomiseen tiettyjen arvopaperien, täytyy välttämättä ymmärrä kuka on paras siirtää näihin arvopapereihin. Sähköisten dokumenttien hallinnan yrityksessä siirtää automaattisesti tietoa oikealle henkilölle.

Kun itse reititys on ilmainen ja jäykkä. Vapaa antaa mahdollisuuden dokumentoida suuntaan ehdottomasti mitään vastaanottajien tarpeen, kun taas jäykkä antaa tarkimman sääntelyä, mutta erityistapauksissa toiminta esiasennettuna järjestelmään dokumentointiin liikennesääntöjä voi olla hieman tauko (esimerkiksi jos haluat lähettää luonnoksen dokumentin tarkistettavaksi joidenkin ulkopuolisia asiantuntijoita).

kulunvalvonta

On olemassa useita vaihtoehtoja, miten erottaa toisistaan erilaiset valtuudet yhtiön työntekijöiden kannalta dokumentointia. Siten työnkulun avulla henkilö antaa täyden määräysvallan tietojen rajoittavat kykyä muokata tai jopa sallia vain katsella tai merkitä mitään tiedostoja. Tämä yksinkertaistaa työtä hyvin erilaisia tietoja, ja se on tärkeää - se on paljon turvallisempaa.

integraatio

Varmistamaan mahdollisimman eheys, joka on piirretty tiettyyn yritykseen, sähköinen asiakirjojen hallinta yritys antaa integroimiseksi asennetun järjestelmän muiden kanssa - taloudellinen, teollisuuden, analyyttinen, jne Tällaisella integraatio on moderni työnkulkujärjestelmään riittävän usein käyttänyt eräänlaisena yhdyssiteenä usean ohjelmiston tyyppejä.

Asiakirjoja kaikkien järjestelmien, on loogisesti liittyy tähän tietojen, nimeltään yhteydessä. Se voi sisältää sisällön paperi- tai sähköposteja, fakseja, maksu asiakirjat, toimintaa, video- tai äänitallenteita, ja jopa paljon muuta tietoa. Yhteydessä asiakirja voidaan lisätä manuaalisesti tai täysin automatisoida, riippuen mieltymysten ja tarpeiden hallintaan.

Esimerkiksi nykyaikaisen automatisointi työnkulun prosessin muodostumista ja sen muutokset talousarvioiden voidaan käyttää useita muita taustatiedot:

• kaikenlaisia markkinatutkimukset, ei vain omaa, vaan myös niitä, jotka saatiin ulkoisista lähteistä;
• Erilaiset sopimukset vastineet (ostajat tai myyjät);
• Erityiset oikeudelliset ja viiteasiakirjat;
• lisädokumentaatiota, joka heijastaa itsessään mitään rajoituksia tai oletuksia (kuten esimerkiksi, inflaatio, valuuttakurssien ja muut tiedot);
• kokouspöytäkirjat, jossa keskustellaan tahansa versio on budjetti, ja ne sisältävät kaikenlaisia työntekijöiden kommentit ja havainnot prosessiin osallistuvien maiden (usein nämä asiakirjat lähetetään kaikille työntekijöille sähköpostitse ja varastoitava erillään talousarvion tietojen tiedostot).

Käyttäjä, joka työskentelee budjetin, milloin tahansa, jos on tarpeen, voi tarkastella mitä tahansa edellä mainituista asiakirjoista, kuten nykyaikaisen työnkulun tekniikan avulla hän voi tehdä ilman pitkiä hakuja.

Mitä järjestelmiä käytetään meiltä?

Yksi suosituimmista ohjelmistoratkaisuja, jotka löytyvät venäläisissä yrityksissä voidaan kutsua yhdistelmä Microsoft Outlookin apuohjelmia Microsoft Exchange Server. Ensimmäinen sovellus, periaatteessa asettaa lähes jokaisesta tietokoneesta, kun taas Exchange Server otetaan usein käyttää täysimittainen sähköpostipalvelimen. Huolimatta siitä, että yritykset, jotka jo jonkin aikaa sitten oli käyttöönotto sähköisen asiakirjan hallussa, tällaisia ohjelmia käytetään vain alustana sähköpostin, kun jotkut keskitetty asetukset, vaikka tämä ohjelmisto voidaan käyttää varsin toiminnallinen automaation työnkulku lähes kaikille organisaatioille .

Tällä hetkellä Venäjän markkinoilla on täynnä kymmeniä eri järjestelmiä, joiden avulla dokumenttien hallinnan automaatio- ja vastaavat ohjelmistot tarjoaa paitsi Länsi, mutta myös kotimaan kehittäjille. Jopa Microsoftin lisäksi edellä mainittujen ohjelmien, tarjoaa jopa apuohjelmia, kuten Content Management Server tai SharePoint Portal Server.

Tehokkain kaikkien olemassa olevia järjestelmiä pidetään Documentum, mutta pääasiassa suuret yritykset käyttävät tätä automaation. Työnkulun joidenkin yritysten kustannuksella automaattisen ohjelmiston Lotus Notes paketti, mutta monet kutsuvat sitä eräänlainen "suunnittelija ohjelmoijille", perustettuun pohjalta sen täydellinen järjestelmä on varsin hankalaa.

Mitä eroa Venäjän ja Länsi-järjestelmiin?

Jos puhumme pääasialliset erot kotimaisten ja ulkomaisten apuohjelmia, ne ovat saatavilla skaalaus ominaisuuksia. Esimerkiksi jos järjestelmä Länsi kehittäjät voivat toimia lähes kaikissa käyttöjärjestelmissä, se oli lähinnä kotimaista kehitetty vain jokin niistä, ja tietenkin, että on usein Windows. Länsi järjestelmät on määritetty käyttämään mitä tahansa DBMS. Tällaiset Venäjän järjestelmät rajoitteet voivat vakavasti haitata mahdollisuutta rakentaa cross-platform, integroituja ratkaisuja.

Mitä tulee toiminnallisuutta, suurin ero on se, että lännessä dokumentoproizvodstva automaatio ja työnkulun toteutetaan useita ohjelmia, jotka voidaan antaa yhden tuotemerkin alle, mutta tavoite erilaisiin tarkoituksiin. Esimerkiksi Documentum tarjoaa useita yksittäisiä tuotteita, joita käytetään täysin automaattisesti ja integrointi ERP-järjestelmä, tukevat suunnittelu ja dokumenttien hallinnan, jne Hallitseva enemmistö kehittämä ohjelmisto Venäjällä, joilla pyritään ratkaisemaan erityinen ongelma.

Myös syytä huomata, että pääasiallinen ero on siinä lähestymistavassa molempien osapuolten mikä on työnkulun automaatiojärjestelmä. Länsi järjestelmät on tarkoitus antaa täydellinen automaatio ja seurannan tukea erilaisia liiketoimintaprosesseja organisaation sisällä, kun taas suurin osa kotimaisia ohjelmia automatisoida tiettyjä toimintoja vain.

Kustannukset Länsi järjestelmien noin vaihtelee $ 400 $ 1000 jokaista työtä, ei lasketa kustannuksia toteutuksen, laitteiden ja ohjelmistojen tarvitaan varmistamaan normaalin sähköisen asiakirjan. Usein itsensä käyttöönotto maksaa noin puolet tavallisesta kustannuksista lisenssien koska suurin osa ohjelma automaatio työnkulun noudattaneet tarjouksia, mutta joissakin tilanteissa hinta kertaluokkaa suurempi. Yksi vaikeimmista on aina hankkeen automaation taloudellisen asiakirjat täytäntöönpanoon tällaisten hankkeiden maksaa noin 2-3 kertaa korkeammat kuin kustannukset lisenssejä.

Kotimainen ohjelmisto myydään $ 200-600 per istuin, ja sen lisäksi, että otetaan huomioon kustannukset lisäohjelmia ja erilaisia laitteita. Lopulta, laskettaessa suhteellista arvoa suoritetaan paljolti samalla tavalla kuin Länsi järjestelmissä.

piirteet

Valtaosassa tapauksista ensisijaisesti suuntaan automaatio ovat liittyvien prosessien yhdenmukaistaminen asiakirjat, esimerkiksi, prosessi alkuperäisen valmisteen ja toteuttamisen talousarvioiden. Kuitenkin monet joukkueet käyttävät nyt toimisto automaatio ja työnkulun, eli rekisteröintiä menettelyjä lähtevien ja saapuvien asiakirjoja.

Johdatus sähköinen järjestelmä ei olennaisesti poikkea käyttöönotosta muita automaattisia järjestelmiä, joten on tarpeen käsitellä tunnusomaisia ominaisuuksia tämän projektin.

Luominen suuryritysluokan varastointi

Johdanto asiakirja automaatio missään tapauksessa määrätään eräiden yritysten arkistoon, jossa aineiston varastoimiseen. Looginen rakenne varastointi, kehittämisen ja täytäntöönpanon turvallisuuspolitiikassa sekä dokumenttipankki hierarkia edellyttää mahdollisimman tarkkuutta ja on suoritettava varhaisessa vaiheessa projektin.

On syytä pitää mielessä, että varastointi toiminto voidaan ottaa käyttöön alussa suunnittelun, niin varhaisessa vaiheessa voidaan siirtää kaikki asiakirjat nykyisestä muistipaikkaa yhdeksi yrityksen arkistoon. Tämän seurauksena käyttäjä voi tutustua tahansa suurten järjestelmän toiminnot, ja samanaikaisesti hallitsemaan ja sen soveltamista. Nopeuttaa sopeutumista työntekijöiden toteuttaa järjestelmät voivat olla käyttämällä palvelun toimintoja, kuten hälytyksiä muutoksista dokumentaation, ulkonäkö uusia asiakirjoja, jne

Siten työnkulun tarvitaan aina nykyaikaisen yritys, joka pyrkii kehittämään ja parantamaan toimintaansa.