Projektinhallinta on mitä? Hyödyt ja haitat

Projektinhallinta on olennainen osa nykyaikaista hallintojärjestelmää Venäjällä. Monet kotimaiset ja ulkomaiset yritykset käyttävät projektinhallintaa tuotteiden ja palveluiden laadun parantamiseen, kustannusten vähentämiseen ja voittojen lisäämiseen. Mikä on projektinhallinta ja mitkä ovat sen tärkeimmät edut?

Mikä on projekti?

"Projektin" käsite voidaan tulkita täysin eri tavoin. Ensimmäisessä vaihtoehdossa hanke määritellään dokumentaatiokokonaisuudeksi, jolle on mahdollista rakentaa rakennusta tai rakennetta. Tässä artikkelissa käsitellään sanan "projektin" toista merkitystä.

Projektin määritelmiä on paljon, vaikka ne kaikki sopivat yhdestä asiasta: hanke on idea, joka edellyttää tietyn aineellisen tehtävän täyttämistä rajallisessa ajassa. Hankkeen pääpiirteet ovat:

• Ainutlaatuisuus (projekti luo ensimmäisen kerran).
• Aikarajoitukset (projekti osoittaa aina sen toteutuksen aikataulun).
• Tarkoitus (projekti suoritetaan aina erityisten ongelmien ratkaisemiseksi, ilmaistuna pääsääntöisesti kvantitatiivisissa mittayksiköissä).

Jos kaikki kolme ehtoa täyttyvät, voidaan joukko toimia kutsua projektiksi.

Ohjelmat ja projektiportfoliot

Projektit yhdistetään usein ohjelmiin ja salkkuihin. Samanaikaisesti ohjelmia kutsutaan joukoksi hankkeita, jotka yhdistävät yhteisen tavoitteen. Esimerkiksi väestön koulutuksen laadun parantamiseen tähtäävä ohjelma voi sisältää hankkeita opettajien palkkojen nostamiseksi 20 prosentilla, 15 uuden koulun rakentamista ja 26 peruskoulun oppikirjaa.

Hankesalkku yhdistää yhdestä lähteestä rahoitetut hankkeet riippumatta tehtävistään. Yhtiön hankekokonaisuuteen voivat kuulua hyväntekeväisyysprojektit, uuden yritystoimiston rakentaminen, juhlavuoden juhla ja 10 prosentin vuosiliikevaihdon kasvu.

Salkkuihin ja ohjelmiin liittyvissä hankkeissa olisi oltava edellä kuvatut kolme pääpiirteet.

Projektinhallinnan perusperiaatteet

Koska hallintoprosessin helpottamiseksi suunniteltujen tekniikoiden dynaamisesti kehittyvä markkinat ovat vaikeita, voidaan mainita erityiset menetelmät, jotka kuvaavat täysin projektinhallintaa.

Projektinhallinta sisältää monia lähestymistapoja ja työkaluja, ja se perustuu seuraaviin perusperiaatteisiin:

• Suuntautuminen tulokseen. Tämä periaate määritellään termillä "hanke". Projektinhallinta ei ole vain laadunhallinta, vaan se on tarkoituksenmukainen joukko toisiinsa liittyviä toimia.
• "Projektikolmion" periaate. Hankkeen hallinnoinnissa tulisi olla vuorovaikutus: ajoitus, budjetti, projektin laatu. Yksi tekijöistä muuttaa muutoksia, minkä vuoksi ne näyttävät olevan yhden kolmion puolin.
• Hankkeen elinkaaren laskenta. Projektin elinkaari alkaa projektin luomisen idea, joka päättyy, kun projektissa määritetty ajanjakso päättyy. Hankkeen elinkaari on pääsääntöisesti valmis hankkeen tuloksena syntyneen tuotteen elinkaaren alkaessa.
• Prosessin lähestymistapa hallintaan. Tämä periaate olettaa hankkeen arvioinnin joukoksi prosessit, jotka ovat toisiinsa sidottuja ja päättyvät välituotteisiin puolivalmiiden tuotteiden tai tärkeiden asiakirjojen muodossa. Tällä lähestymistavalla voidaan seurata hankkeen toteutusta ilman niin sanottuja "sokeita alueita".

Menetelmät, joilla kannustetaan hankkeen osanottajia

Hankkeen osanottajien stimulaatiota kiinnitetään yleensä erityishuomiota silloin, kun projektinhallinta on valittu tiettyihin tehtäviin. Projektinhallintaan sisältyy yleensä aineellisia ja aineettomia motivaatiomekanismeja.

Materiaalikannustimissa on bonuksia, sakkoja, lisämaksuja välitavoitteiden varhaisesta päättymisestä.

Aineettomiin motivaatioihin kuuluvat kirjoitus- ja kurinpidolliset lahjat kompensoivien aikarajojen muodossa sekä kilpailun käynnistäminen hankekumppaneiden kesken kilpailukilpailuun.

Projektinhallinnan päävaiheet

Projektinhallinta tapahtuu hankkeen elinkaaren vaiheiden ja johtamisen monimutkaisuuden vaiheiden kautta. Seuraavassa taulukossa on vaiheiden ja vaiheiden välinen suhde.

Näin projektinhallinnan aloilla on organisaation taloudellisia, henkilöstö- ja rakennetoimialoja.

Projektinhallinnan soveltamisalueet

Projektijohtamisrakenteeseen kuuluu organisaation kaikkien tehtävien jakaminen projekteihin, jotka ovat ajallisesti rajoitettuja ja kohdeindikaattoreita. Samanaikaisesti muodostetaan jokaisen projektin tiimi ja projektipäälliköiden ryhmä, jotka raportoivat päähän hankkeen edistymisestä.

Tässä suhteessa projektinhallintaa käytetään pääsääntöisesti erilaisiin toimialoihin ja kokoihin, joissa on useita samanaikaisesti toteutettuja tilauksia. Pienyrityksissä se kuitenkin soveltaa projektinhallintaa erityisten tehtävien ratkaisemiseen tuotannon nykyaikaistamiseen tai esimerkiksi uuden tuotteen käyttöönottoon.

Rakennusalan projektinhallinta

Rakennusteollisuudessa on erityisen tärkeää soveltaa projektinhallintamenetelmiä. Asiakkaan tai urakoitsijan tehtäviä hoitavissa yrityksissä projektinhallinta käyttää projektien luonnollista jakoa (tuoteperiaatteen mukaan eli jokaisen rakennuksen erektio on erillinen hanke), eikä ylimmän johdon rakenne ole käytännössä edellyttänyt vakavaa uudelleenorganisointia.

Projektiorganisaation johtaminen toteutetaan usein myös projektisuunnitelmassa, jossa menestyksekkäästi käytetään jo perustettuja suunnittelijaryhmiä projektiryhmänä.

Projektinhallinta valtion rakenteissa

Hallituksen projektijohtaminen on uusi suuntaus nykyaikaa. Neuvostoliiton jälkeen kehitetty ohjelma-kohdehallinta on nyt toteutettu projektinhallinnassa koko maassa. Nyt valtion strategisesti tärkeiden tehtävien ratkaisemiseksi käytetään ohjelmia, joihin sisältyy yksittäisiä hankkeita, joilla on tavoitteita ja aikatauluja täytäntöönpanolle. Tällaisten ohjelmien hallinnointimenetelmä on kuitenkin edelleen kaukana ihanteellisesta ja vaatii nykyaikaistamista ja päivittämistä.

Kokemus projektinhallinnan toteuttamisesta Belgorodin alueella

Hankkeen julkinen hallinto on osoittautunut hyvin ympäri maailmaa. Venäjällä on kokemusta tämän tekniikan käytöstä Belgorodin alueella.

Tämä laajamittainen kokeilu on vaikuttanut lähes kaikkiin Belgorodin alueen virkamieskunnan osa-alueisiin. Tärkeimpiä elementtejä ovat: Projektinhallinnan koulutus, organisaatio- ja metodologinen tuki, Kenttätarkastukset, motivaatio, työntekijöiden pätevyyden arviointi, hankkeiden tarkastajien asiantuntijapalkkiot.

Belgorodin alueen projektijohtaminen sisältää nyt myös projektinhallinnan kollegiaaliset elimet:

• Toimialakohtainen komissio, joka hoitaa hanketoimintoja.
• Teollisuusasiantuntijat, jotka päättävät hankkeiden avaamisesta / sulkemisesta.
• Alueellinen projektitoimisto, joka valvoo projektinhallinnan menetelmien noudattamista.

"Yhden ikkunan"

Projektinjohdon siirtymisen puitteissa Belgorodin alue siirtyi vuonna 2010 investointihankkeiden koordinoimiseen "yhden ikkunan" kautta, joka tunnetaan nyt Moskovassa. Tämän ikkunan rooli täyttää vain yksi äskettäin käyttöön otetuista palveluista - alueellisesta projektitoimistosta. Nyt, täsmälleen kuukauden kuluttua projektitoimistosta, liiketoimintayksikkö vastaanottaa asiakirjan hyväksyttäväksi.

Automaattinen tietojärjestelmä "Projektinhallinta"

Projektinhallintaan liittyvä informaatio ja tekninen tuki Belgorodin alueella tapahtuu automaattisen tietojärjestelmän (AIS) "Project Management" kautta. Tämä on web-sovellus, joka ei vaadi lisätyökalujen asennusta ja suorittaa seuraavia toimintoja projekteille, salkkuille ja ohjelmille:

• Rekisterin (tietokanta) pitäminen.
• Aikataulutus.
• Budjetointi.
• Täytäntöönpanon seuranta alueellisella ja kunnallisella tasolla.
• Joukkueen valtuuden ja vastuun jakaminen.
• Muutosten tekeminen sisältöön.
• Hälytysten järjestelmä tulevia ja tulevia tapahtumia varten.
• Työnkulun.
• Automaattinen analyyttinen raportointi.
• Integrointi Belgorodin alueen sähköiseen hallintoon.

Projektinhallinnan edut ja haitat

Kuvattu kokemus projektinhallinnan toteuttamisesta Belgorodin alueella onnistui. Näiden muutosten vaikutus oli ensisijaisesti bruttotuotteiden tuotannon kasvun nopeuttaminen 0,1 prosentilla (yli 3 miljardia ruplaa), mikä vähensi hankkeiden yhteensovittamiseen kuluvaa aikaa (2 kk kunkin hankkeen osalta) ja kasvatti investointien kehitystä alueella 23 %. Tärkein tulos on kuitenkin hankeajattelun muodostuminen työntekijöistä, jotka aktiivisesti analysoivat ja yrittävät ratkaista ongelman, joskus myös epätavallisilla, innovatiivisilla menetelmillä.

Hallintorakenteen motivointi ja rakenneuudistus saivat aikaan myönteisen vaikutuksen paitsi virkamiehille myös liike-elämälle, suotuisalle investointiympäristölle ja yrittäjyyden esteiden poistamiseksi.

Alueen väestö osallistuu aktiivisesti tärkeiden strategisten hankkeiden toteuttamiseen ja valvontaan. Ihmisille projektinhallinta tarjoaa mahdollisuuden käyttää laadukkaita ja korkeaa liikkuvuutta tarjoavia palveluja.

Kaikista hankkeen hallintarakenteen eduista huolimatta tähän lähestymistapaan liittyy myös haittapuolia.

Ensinnäkin siirtymäkausi. Projektityöryhmä työskentelee yhdessä ja hoitaa tehtäviään johdonmukaisena mekanismina.

Toiseksi, projektinhallinnan toteutuksessa yrityksessä hyvän projektipäällikön haku voi viivästyä. Hankkeen vetäjän henkilökohtaisiin ja ammatillisiin ominaisuuksiin liittyy erittäin suuria vaatimuksia: kattava pätevyys, täydellinen upottaminen projektiin, kokemus projektinhallinnasta vaadittavista erityispiirteistä.

Projektinhallinnan kolmatta epäkohtaa voidaan pitää tarpeellisena jakaa yrityksen resurssit hankkeiden välillä. "Huonoissa" yrityksissä tämä ei ehkä ole lainkaan mahdollista. Projektinjohtajien tulee torjua rahoitusta ja henkilöstöä, mikä ei ole hyväksyttävää hankkeen elinkaaren kaikissa vaiheissa tapahtuvan kokonaisvaltaisen valvonnan olosuhteissa .

Yksi projektin johtamispolun tärkeimmistä haitoista organisaatiossa on projektiryhmän jäsenten ja projektipäällikön työllistyminen loppuun saattamisen jälkeen. Tiimin lataaminen tunnetaan tärkeimpänä menestyksekkään liiketoimintasäännönä ja projektityön yhteydessä säännöllisesti "roikkuu ilmassa" erikoisryhmien ryhmiä, joilla on samanaikaisesti pysyvä kuormitus.

Edellä esitetyn perusteella voidaan päätellä, että projektinhallinta on olennainen osa nykyaikaista liiketilaa, ja sen perustan tutkiminen on yksinkertaista, jotta voidaan tehdä toimivaltaisia hallintopäätöksiä sekä valtion tasolla että yksittäisen liiketoiminnan puitteissa.