Document Luokittelu: peruskriteerit

Joten oli helppo ymmärtää suurta määrää asiakirjoja, kehittäneet erityisiä sääntöjä niiden valmistelusta ja esittelystä, eri luokituksia, sekä tarvittavat lomakkeet ja työtavat heidän kanssaan.

On huomattava, että luokittelu asiakirjoista on äärimmäisen tärkeä, koska se auttaa korostaa niiden erityispiirteitä ja mahdollistaa käyttää niitä tehokkaimmin. Se on yksi vanhimmista ja loppuun saakka ratkaisemattomia kysymyksiä, kehitystä, joka alkoi vasta 1960-luvun lopulla. Useimmat jaetun aineiston lähestymistapa erillisiin ryhmiin aiemmin sovellettu vain tiettyjä ominaisuuksia laajuuteen nähden tai erillisen tiede. Vasta äskettäin moniulotteinen asiakirjojen luokittelua on perustettu, joka perustuu tieto- ja materiaalivirtojen komponentteja.

Kaikki asiakirjat voidaan jaotella seuraavat kriteerit:

1. Olosuhteet niiden toiminnan tilaa ja aikaa. Ottaa huomioon säännöllisyys julkaisu (määräajoin ja epäsäännöllisesti), tapahtuma-ajankohdasta (alkuperäisen, alkuperäinen, kopioida, kopioida), valmistus- (alueellinen, kansallinen tai ulkomainen);

2. Tiedot komponentti.

• kiinnittää huomiota sisällön ja aggregaattitasoa tiedot (ensisijainen ja toissijainen asiakirjat);

• asiakirjojen luokitusta sisältää ulottuvuus tallennetun tiedon koosta (formaatti), ja sivumäärä (yhteensä);

• erimielisyydet siitä, miten tieto koetaan (asiakirjoja voidaan lukea ihmisen tai edellyttävät erityisiä teknisiä laitteita);

• Tämän luokittelun asiakirjojen myös ikoninen hahmo keinoista tallentaa tietoja (tekstiä ja ei-tekstimuodossa);

• tietojen tallennus mukainen menetelmä erottaa käsin, painettu, mekaanisesti, valokuvaus-, optinen, laser, ja sähköisiä asiakirjoja.

3. Materiaali komponentin, joka sisältää tietyt kriteerit (kuten materiaali tietovälineen, sekä sen muoto ja rakenne).

On syytä huomata, että jakelun dokumentaation yksittäisten ryhmien sisällön ja muodon ansiosta tehokkaampi työn organisointi hänen kanssaan.

On syytä mainita, että on olemassa myös vastaava luokittelu kirjanpitotositteista mennessä, jossa otetaan huomioon niiden sisältöä, ja -menettely laatimiseen, sovellus, ja käyttötapa.

Tämä luokitus kirjanpitoasiakirjat sisältävät seuraavat jako tyyppejä:

• sovelluksesta riippuen - ja toteuttamisvastuu osuus rekisteröintiä tai yhdistettynä;

• Jotta valmistus - ensisijainen ja yhteenveto;

• sisäisiä ja ulkoisia asiakirjoja;

• käyttämällä - kertakäyttöisiä ja varastointi;

• sisällöstä riippuen - raha-, materiaali ja muotoilu.

On todettava, että tämä luokittelu sisältää useita kriteerejä, ja se on erittäin laaja, joten jokainen asiakirja liittyy eri ryhmiin samanaikaisesti, mutta voidaan luonteenomaisia piirteitä, ja niitä käytetään vain kyseisellä alalla.