Mikä on elektroninen dokumentti?

Taso tietotekniikan tänään vaatii siirtymistä "paperiton" toimiston johto. Se perustuu sähköisen asiakirjan, joka toisin kuin perinteinen, tunnettu siitä, että useita uusia ominaisuuksia ja ominaispiirteitä. Toistaiseksi yksi yhtenäinen määritelmä tämä ilmiö ei ole oikeudellisesti eikä tiedemaailmassa Venäjän.

Käsite "sähköistä asiakirjaa" ilmestyi jo 1970-luvulla. Joten me alettiin kutsua "koneellisesti luettavia asiakirjoja." Niiden erikoisuus on se, että ne on luotu avulla tietotekniikkaa ja sovelluttava käsitellä tietokoneella. Tällöin tarvittavat tiedot ovat tiukasti noudattaen käytäntömme kaikkien asiakirjojen.

Sähköisten dokumenttien - kohde , ja se koostuu kahdesta pakollisia osasta: 1) (nimi, tiedot tutkimuksen tekijän, aika, kotipaikkaan, jne) ja sähköinen allekirjoitus; 2) suurin osa sisällöstä, joka koostuu teksti, grafiikka, numeeriset tiedot käsitellään yhtenä yksikkönä.

Sähköinen asiakirja on allekirjoitettava pätevä sähköinen allekirjoitus, joten se vastaa paperin allekirjoittanut omakätisesti. Tiedot esitetään se digitaalinen (elektroninen) muodossa. Tunnistava data käyttäen tietokoneet voivat lähettää informaatiota televerkoissa, prosessi - tietojärjestelmiin. Tarvittaessa, asiakirja voi olla muodossa ruudulla näkyvä ja paperilla.

Sähköinen asiakirjojen - sykli elämän sähköisiä asiakirjoja yritys (organisaatio, yritys) ottaa niitä vastaan, muuttaa tilan (hyväksytty, toimitettu, vuonna, merkki, suljettu jne) peruuttamiseen arkiston. Tällainen asiakirja on joskus kutsutaan «työnkulun», joka luonnehtii liikettä asiakirjojen yhtenä virtana yksittäisten teosten tietyllä liiketoimintaprosessien. Koko sähköinen asiakirjojen hallintajärjestelmä sisältää ohjelmiston, että sinun täytyy järjestää ja ylläpitää tällaista elinkaaren asiakirjoja.

Sähköisten dokumenttien ja työnkulun perustuvaa on useita etuja perinteisiin. Ne mahdollistavat organisaation henkilöstön hallita paitsi omaa työsarka, mutta koko prosessi. Käytä sähköisen arkiston on paljon helpompaa kuin paperia. , Vähentää aikaa kulkua koordinoinnista ja toteutuksen asiakirjan löytyy muutamassa minuutissa. Yleensä se on edullisempaa kuin paperia. On aika paljon sähköisten dokumenttien hallinnan ohjelmistoja ( "Motiivi", "E1 Eufrat", "DocsVision", "1C: Dokumentin" ym.).

Tällä hetkellä on olemassa Shade ulkomaan kokemusta sääntelyn suhteiden alalla sähköisten asiakirjojen juridisesti. Venäjällä ongelma sääntelyn Näiden suhteiden ei ole saanut lainsäädäntöpäätökset, vaikka yritettiin lain hyväksyminen (2005). Lainsäädännön hyväksymistä tämän tyyppistä paperia - yksi tärkeimmistä suunnat lain määräyksiä.