Nykyaikaiset hallintatyökalut: BPM-järjestelmät

Heti kun kotimaiset johtajat tottuivat lyhenteeseen CRM (liiketoimintastrategia, jonka tarkoituksena oli tunnistaa ja ymmärtää nykyisten ja tulevien asiakkaiden tarpeet), sillä oli myös toinen erittäin tärkeä hallintatyökalu - BMP-järjestelmä, joka on myös toivottavaa ottaa vastaan, kunnes he kilpailevat.

Joten, mitkä ovat bpm-järjestelmät? Lyhenteessä "BPM" ensimmäinen kirjain tarkoittaa "liiketoimintaa", toinen on "suorituskyky", ja kolmas, kuten olet todennäköisesti jo arvailla, on "hallinta". Yhdistämällä kaikki nämä kolme sanaa saamme "liiketoiminnan suorituskyvyn hallinta" tai "liiketoimintaprosessien hallintajärjestelmä".

BPM-järjestelmien tavoitteena on ylläpitää koko prosessin hallintaprosessia ja mahdollistaa mahdollisimman paljon automatisointiin sellaisia tärkeitä ja välttämättömiä hallintatoimintoja kuin suunnittelu ja ohjaus. Tällaisten järjestelmien kulmakivi on liiketoimintaprosessi. Tätä termiä kutsutaan määrätyksi, mitattavaksi joukoksi toimintoja tai tehtäviä, joiden tarkoituksena on luoda yrityksen lopullinen tuote.

Esimerkkejä tyypillisistä liiketoimintaprosesseista ovat liiketoimintasuunnittelu, budjetointi, tilin avaaminen, tuotantotilauksen toteutus, kuljetus, potentiaalisten asiakkaiden tilausten määrän ennustaminen jne.

Joku voi sanoa, että yrityksen liiketoimintaprosessien määrittelystä ei ole hyötyä, ja kaikki tämä johtaa vain tarpeettomiin ajanhankkeisiin, mutta tällainen mielipide on periaatteessa väärin. Liiketoimintaprosessit voivat saavuttaa paremman tuottavuuden, mikä puolestaan johtaa tuotantokustannusten pienenemiseen ja voittojen lisääntymiseen. BPM-järjestelmät mahdollistavat näiden prosessien virtaviivaistamisen ja automatisoinnin. Käytönsä vuoksi työ suoritetaan tuottavammin ja vähäisellä ajanhukalla.

BPM-järjestelmät toimivat tietovaraston pohjalta, joka sisältää kaikki yrityksen kvantitatiiviset ja taloudelliset tiedot. Tällaisen järjestelmän käyttöönotto helpottaa päätösten tekemistä esimerkiksi seuraavilla aloilla:

• Strateginen suunnittelu, perustehokriteereiden asettaminen;
• Taktisten tehtävien muotoilu;
• Suunnitelmien toteuttamisen valvonta ja seuranta;
• Sääntely ja tulosten analysointi.

Tyypillisesti BPM-järjestelmä koostuu perinteisistä elementeistä, jotka ovat vastuussa suunnittelusta, toteutuksesta ja valvonnasta. Suunnittelu on kunkin liiketoimintaprosessin järjestelmän yksityiskohtainen kehittäminen. Täytäntöönpanoa seuraa järjestelmän "moottori" - BPM Engine. Se vastaa prosessien käynnistämisestä, niiden muutosten seurannasta ja määritettyjen sääntöjen suorittamisesta.

Prosessien seuranta toteutetaan graafisten kuvien tai tilastotietojen avulla. Raporttien ansiosta prosessien kaikki parametrit ovat erittäin helppoja arvioida niiden tehokkuutta.

BPM-järjestelmän käyttö on edullista, koska se nopeuttaa tuotannon tehtävien suorittamista, parantaa liiketoimintaprosessien laatua, helpottaa päätösten tekemistä ja löytää keinoja parantaa tietyn prosessin. Lisäksi mallinnus ja tuloksen keskittäminen mahdollistavat yrityksen joustavuuden ja siksi kilpailukyvyn.

Kaikkien näiden hetkien ansiosta BPM-järjestelmät ovat tulleet erittäin suosittuja monien suurten yritysten ja organisaatioiden joukossa.